Gegevens importeren in Factview algemeen

Gegevens importeren in Factview

Factview leest financiële gegevens uit administratieve systemen in, waarbij deze gegevens omgezet worden naar stuurinformatie. Het inlezen van gegevens kan op verschillende manieren.

Gebruik van connectoren
Gebruik van de importmodule
Slepen van bestanden in Factview
Consolidatie functie (waarmee dossiers automatisch worden geïmporteerd in de consolidatie).

Connectoren

Factview heeft connectoren voor Exact Online en Kluwer Twinfield. Met een connector wordt een directe koppeling gelegd tussen Factview en het bijbehorende administratiepakket. In de connector wordt een koppeling gemaakt voor elk dossier en voor ieder jaar apart. Hiervoor moet de gebruiker administratierechten voor het betreffende administratiepakket hebben. Alleen met administratierechten kan de koppeling gebruikt worden.

Goed om te weten

Alle gemaakte koppelingen staan bijeen in een dossier overschrijdend menu, waarbij alle koppelingen van de organisatie worden getoond. Koppelingen kunnen op elk gewenst moment (handmatig) worden geüpdatet.

Importmodule

De importmodule bevat koppelingen met enkele andere administratiepakketten, zoals Snelstart, E-boekhouden en Multivers. Met behulp van de importmodule wordt een koppeling gelegd tussen Factview en deze administratiepakketten. Per dossier en voor ieder jaar wordt een koppeling gemaakt. Hiervoor dient de gebruiker over administratierechten van het betreffende administratiepakket te beschikken. Alleen met administratierechten kan de koppeling gebruikt worden. Koppelingen kunnen op elk gewenst moment (handmatig) worden geüpdatet.

Slepen van bestanden

Via het menu Hoofdmenu/Bestanden kunnen bepaalde bestanden in Factview worden gesleept om de gegevens hiervan in Factview te importeren. Het betreft de volgende type bestanden:

Auditfiles
Factview template bestanden (in Excel format)
Overige Excel bestanden voor het maken van Excelview rapporten.

Bestanden worden in 2 stappen geïmporteerd. Er kunnen gelijktijdig meerdere importbestanden in het scherm gesleept worden, ook voor verschillende dossiers.

Het bestand wordt gecontroleerd en ingelezen in een tijdelijk portaal (wachtstand).

Onderin het scherm wordt een regel getoond van het wachtende bestand en kan de gebruiker aangeven in welk dossier het geïmporteerd moet worden. De default waarde is het actieve dossier.

Het dossier kan echter worden aangepast, waarbij het bestand in een ander dossier wordt geïmporteerd. Verschillende bestanden die tegelijkertijd worden geïmporteerd, kunnen hiermee dus in één proces in verschillende (niet actieve) dossiers worden geïmporteerd.

Ook kan aangegeven worden of het bestand ‘geactiveerd’ moet worden. Hierbij wordt het bestand automatische gekoppeld aan de Dataset ‘Actuals/realisatiecijfers’. Gebruik deze keuzeoptie alleen in het geval het te importeren bestand een auditfile bestand is en/of dat de gegevens van het gebruikte templatebestand ook daadwerkelijk de actuals gegevens bevat.
Importeren van het bestand.

Na het importeren van het bestand, wordt het geïmporteerde bestand getoond in het hoofdmenu: ‘Importsets’ in een lijst.

Template bestanden importeren

Om een Template bestand in Factview te importeren, kies het menu ‘Bestanden’ in het (verticale) Hoofdmenu. Sleep het bestand in het scherm.

Sleep het ingevulde Factview Templatebestand via de directory vanuit de pc / laptop in het vak, of klik in het vak en selecteer via uw directory structuur het bestand.

Er kunnen gelijktijdig meerdere Templatebestanden in het scherm gesleept worden, ook voor verschillende dossiers.

Zie verder voor het importeren van template bestanden onder Auditfiles.

Controleren import(s) van Templatebestanden

Een Importset van een Templatebestand kan worden geopend om de details hiervan te bekijken. Kies de regel met de Importset van het Templatebestand in het menu “Importsets”, en klik op de blauwe link ‘details’ in de regel, zie onderstaande afbeelding.

Afbeelding: de gegevens van een Importset kunnen worden bekeken via de link ‘details’ in de regel

Template bestand vervangen door nieuw bestand

Als er aanpassingen zijn gemaakt in een Template bestand, is het raadzaam om in de naam van het bestand een versie nummer op te nemen. Het nieuwe bestand wordt op dezelfde manier in Factview geïmporteerd, zoals eerder beschreven. Na het importeren wordt het bestand als importset in een nieuwe regel getoond in het menu Importsets.

Om de gegevens van het nieuwe bestand - opgeslagen als Importset - te tonen in de rapporten van Factview, moet de Importset eerst gekoppeld worden aan een Dataset. Alleen een Dataset kan worden getoond in de rapporten.

Gegevens van een template bestand tonen in de rapporten van Factview

Zoals hiervoor aangegeven bevatten de Importsets de brongegevens in Factview. Om deze brongegevens in de rapporten van Factview te tonen, moeten deze eerst gekoppeld worden aan een zogenaamd Dataset. Dit gebeurt in het menu Importsets.

Elke regel bevat een Importset. In de regel wordt de datum van import vermeld, het jaar waarop de gegevens betrekking hebben en als laatste de geselecteerde ‘Dataset’.

De importsets die via templates zijn gemaakt moeten handmatig worden gekoppeld aan een Dataset. Het veld van de Dataset, van een Importset die niet gekoppeld is aan een Dataset, wordt weergegeven in de kleur rood, zie afbeelding hieronder.

Klik op het dataset veld om de lijst van beschikbare datasets te tonen.

Stappen:

Selecteer een Dataset
Klik vervolgens op ‘Koppelen’

De Importset is nu gekoppeld aan een Dataset en het veld krijgt de kleur groen.

Vervangen Templatebestand met nieuwe gegevens

Als er een nieuw Template bestand met gewijzigde / nieuwe gegevens beschikbaar is dat in Factview geïmporteerd moet worden terwijl er al een template bestand aanwezig is en gekoppeld aan een Dataset, moet het bestaande templatebestand eerst ontkoppeld worden van de Dataset.

Stappen:

Klik op de regel van het ‘aanwezige’ templatebestand op de knop Dataset en klik in de selectielijst op ‘ontkoppelen’.
Refresh het scherm via de refreshknop in de rechterbovenhoek van het scherm, zie onderstaande afbeelding (om de Dataset 'vrij' te geven)

Selecteer de regel met de nieuwe Importset en koppel deze aan de ‘vrijgekomen’ Dataset.